1. REGISZTRÁCIÓ A FOGADÓEGYETEMRE (csak részképzésnél)

A hallgató hivatalos jelölését a kari koordinátor küldi el a fogadóegyetem számára e-mailben vagy az erre a célra kialakított on-line felületen. A hallgató jelölésének elfogadásáról a partneregyetem visszaigazolást küld mind a kari koordinátornak, mind az érintett hallgatónak. Ezután a partneregyetem már közvetlenül a hallgatónak küldi e-mailben a fontos jelentkezési tudnivalókat. Erre a folyamatra a kari koordinátornak nincs rálátása, hiszen az közvetlenül a partneregyetem és a hallgató között zajlik, ezért a határidők betartása, a kért dokumentumok megküldése a hallgató felelőssége. Ha nem kap a hallgató (őszi kiutazás esetén áprilisig, tavaszi kiutazás esetén októberig) információs e-mailt a fogadó egyetemtől, jelezni szükséges a kari koordinátornak minél hamarabb.

Jellemzően a következő dokumentumokat kérik a partneregyetemek:

• Jelentkezési lap – ha aláírás kell rá, keressék a kari koordinátort.
• Státuszigazolás – igazolás az elnyert Erasmus-státuszról. Igény esetén a kari koordinátor állítja ki, nem minden egyetem kéri.
• Nyelvtudás igazolása – néhány egyetem saját formátumú igazolást kér, vagy megelégszik a nyelvvizsga-bizonyítvánnyal, esetleg a küldő egyetem igazolását elfogadja. 
• Kreditigazolás (transcript of records) – Tanulmányi Hivataltól lehet beszerezni

Ezen iratok közül csak azokat kell beszerezni, amiket kér a fogadóegyetem, és a megadott határidőre és formában eljuttatni a megfelelő címre.

A szálláskeresés, utazásszervezés a hallgató egyéni feladata, a legtöbb helyen ehhez segítséget nyújt a fogadóegyetem. .

2. ADMINISZTRÁCIÓ AZ ELTE FELÉ

Az ösztöndíjat elnyert hallgatónak kötelessége az ELTE által előírt adminisztrációs teendőknek eleget tenni. Ezek egyrészt az ösztöndíjra való jogosultság feltételei is.

2.1. A mobilitás megkezdése előtti teendők

Az ösztöndíj folyósításához a dokumentumok hiánytalan kitöltése és benyújtása szükséges a fenti honlapon részletezett módon. Ahhoz, hogy ezeket időben be tudja fejezni - ami a kiutazás előtti  6-8 hetet jelenti - , érdemes nem az utolsó hónapban elkezdeni. A Learning Agreement (tartalmazza a fogadóegyetemen teljesíteni kívánt tárgyakat és azok itthoni elismertetésének módját) elkészítésére, egyeztetésére a szakigazgatóval, valamint az aláírási folyamatra érdemes 3 hetet is rászánni.

2.2. A mobilitás alatti teendők

A honlapon felsorolt dokumentumok leadásán kívül javasoljuk továbbá, hogy minden hallgató ellenőrizze: az Erasmus+ státusz beállításra kerül-e a Neptunban (őszi kiutazásnál októberig, tavaszi kiutazásnál áprilisig). Amennyiben nem, jelezzék ezt a kari koordinátornak. Ennek azért van jelentősége, mert:

• enélkül nem lehetséges a kreditek beszámítása (Támogatási Szerződésének 3.10 pontja alapján ezt kötelezően el kell indítania hazaérkezéskor);
• az Erasmus státuszú hallgatók mentesülnek az átsorolás alól (abban az esetben, ha év végén erre az Erasmus-félév miatt kerülne sor);
• az Erasmus-félév során szerzett kreditek után – amennyiben kredittúlfutásra kerülne sor – nem kell térítési díjat fizetni.

2.3. A MOBILITÁS UTÁNI TEENDŐK

A hallgató külföldi tanulmányait ill. szakmai gyakorlatát akkor tekintheti lezártnak, ha minden szükséges záródokumentumot leadott.

2.3.1 A ZÁRÓDOKUMENTUMOK BENYÚJTÁSA

Az ösztöndíj fennmaradó 10%-a a záródokumentumok leadása és feldolgozása után kerülhet kifizetésre.
Ha a mobilitás időtartama rövidebb a Támogatási Szerződésen feltüntetett időtartamnál, akkor a mobilitás zárásakor az ösztöndíj újrakalkulálódik a rövidebb időtartamra vonatkozóan, a különbözetet pedig a hallgatónak vissza kell fizetnie az Erasmus+ program részére, amennyiben azt nem fedezi a mobilitás zárásakor utalandó 10% ösztöndíj összege.

Amennyiben a hallgató csak részben vagy egyáltalán nem teljesíti a minimális kreditkövetelményt, akkor csak az ösztöndíj összegének kreditarányos része illeti meg, tehát visszafizetési kötelezettséget von maga után. A kredit nem teljesítés miatti visszafizetés alól - kari döntés és támogatás alapján - a hallgató felmentést kérhet. Ennek részletes menetéről, kérjük, még a záródokumentumok leadása előtt érdeklődjön a kari Nemzetközi Iroda munkatársainál.

2.3.2 Kreditelismertetés

Az Erasmus tanulmányok alatt elvégzett kurzusok itthoni tanulmányokba való beszámítása kötelező. A záróvizsga előtt mindenképpen be kell mutatniuk transcriptjüket, és el kell ismertetniük a kinti kurzusokat – ennek hiányában a hallgató nem államvizsgázhat.

A kreditátviteli kérvény intézése (vagyis a kint elvégzett kurzusok elismertetése) a hallgató felelőssége, részletes leírás itt található (4.pont).